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Recruiting-Kennzahlen (KPIs) helfen dabei, den Recruiting-Prozess zu evaluieren. Läuft dieser optimal? Ist die Einstellung neuer Mitarbeiter*innen als Erfolg zu bewerten? Wo gibt es Potenzial zur Verbesserung? Antworten auf solche Fragen liefern Messverfahren in bestimmten Bereichen. Darunter: die Zeit, also die Time-to-Hire.
Was ist die Time-to-Hire?
Die Time-to-Hire ist neben Cost-per-Hire und Quality-of-Hire die wichtigste und am häufigsten verwendete Kennzahl in Personalabteilungen. Denn sie misst, wie schnell ein Unternehmen eine offene Stelle wieder besetzen kann. Oft wird die Time-to-Hire mit der Time-to-Fill gleichgesetzt. Doch bei der Berechnung gibt es einen entscheidenden Unterschied:
Die Time-to-Hire zählt die Tage ab dem Datum, an dem ein*e Kandidat*in eine Bewerbung auf ein Stellenangebot eingereicht hat. Endpunkt ist die Unterzeichnung des Arbeitsvertrags. Diese Kennzahl gibt demnach Auskunft darüber, wie effektiv der Auswahlprozess ist.
Die Time-to-Fill dagegen setzt den Ausgangspunkt weit früher an. Zum Beispiel am Tag, an dem die Neubesetzung einer Stelle bewilligt wurde, an dem die Stellenausschreibung veröffentlicht wurde oder sogar bereits am Datum, an dem eine Kündigung auf dem Tisch liegt und so eine Stelle vakant wird. Sie zeigt also, wie lange der Recruiting-Prozess insgesamt dauert. Und wie gut dabei auch Maßnahmen des Personalmarketings oder Employer Brandings gewirkt haben.
Warum sollte die Time-to-Hire gemessen werden?
Unbesetzte Positionen verursachen vor allem zweierlei: Kosten und Überstunden. Denn je länger eine Stelle offen ist, desto mehr Budget fließt in die Veränderung dieser Situation und desto mehr „liegengebliebene Aufgaben“ müssen von bestehenden Mitarbeiter*innen übernommen werden. Letzteres kann Treiber für Jobunzufriedenheit und zusätzliche Fluktuation sein.
Auf der anderen Seite: Dauert der Einstellungsprozess zu lange, läuft man Gefahr, vor allem gut ausgebildete Bewerber*innen unterwegs zu verlieren. So haben Umfragen ergeben, dass bei 62 Prozent aller Kandidat*innen das Interesse an einem Job sinkt, wenn die Einladung zu einem Interview mehr als zehn Werktage auf sich warten lässt. Die Time-to-Hire ist demnach auch eine wichtige Kennzahl für die Beurteilung der Candidate Experience.
Wie berechnet man die Time-to-Hire?
Die Time-to-Hire wird mit einer einfachen Formel berechnet:
Time-to-Hire = Tag, an dem ein*e Kandidat*in das Angebot annimmt – Tag, an dem ein*e Kandidat*in die Bewerbung eingereicht hat
Es empfiehlt sich jedoch, zu clustern und aufzuschlüsseln. So sollte zum Beispiel die Time-to-Hire einer Aushilfskraft getrennt von jener einer Führungskraft berechnet werden, da diese Prozesse erfahrungsgemäß unterschiedlich lange dauern. Zudem könnte es sich lohnen, die Dauer der verschiedenen Phasen des Recruiting-Prozesses (z. B. CV-Screening, Telefoninterview, Bewertung, persönliches Vorstellungsgespräch, Assessment Center) seperat zu berechnen. Dadurch zeigt sich, wie lange es dauert, bis ein*e durchschnittliche*r Kandidat*in von einer Stufe zur nächsten wechselt.
Wie lange dauert es durchschnittlich bis zur Einstellung?
Studien aus den USA zeigen, dass bei rund der Hälfte der Unternehmen die Zeit zwischen Bewerbungseingang und Jobzusage sieben bis 14 Tagen beträgt. Bei rund einem Viertel dauert dies 15 bis 30 Tage. Laut LinkedIn sind nur 30 Prozent der Unternehmen in der Lage, offene Stellen innerhalb von 30 Tagen zu besetzen. Die anderen 70 Prozent benötigen dafür ein bis vier Monate.
Dabei ist jedoch zu beachten: Die durchschnittliche Time-to-Hire kann unterschiedlich ausfallen – abhängig von der Branche, Position, Abteilung und Region. So dauert es in Europa in etwa 33 Tage, um eine Ingenieursstelle zu besetzen. Aber nur 24 Tage, um jemanden für den Kundendienst einzustellen.
Wie kann die Time-to-Hire verkürzt werden?
Folgende Maßnahmen können die Time-to-Hire verbessern und einzelne Schritte im Auswahlprozess effektiver machen:
1. Leichte Bewerbung
Seine Bewerbung einzureichen, muss so simpel wie möglich sein. Zum Beispiel auf der Karriere-Webseite mit einem intuitiv bedienbaren Bewerbungsformular nebst Möglichkeit, Arbeitszeugnisse etc. hochzuladen. Für bestimmte Branchen und Positionen ist auch die One-Click-Bewerbung denkbar.
2. Datenanalyse
Moderne Rekrutierung-Software verfolgt und misst automatisch die Time-to-Hire. So lässt sich beispielsweise feststellen, dass eine bestimmte Phase des Auswahlprozesses zu lange dauert, und Lösungen finden, um solche Engpässe zu beheben.
3. E-Mail-Automatisierung
Recruiting-E-Mail-Vorlagen, die personalisiert und in großen Mengen versendet werden können, sparen Zeit und gewährleisten eine gute Candidate Experience.
4. Automatisierte Interviewplanung
Auch E-Mails mit einem Interviewtermin lassen sich mit Bewerbermanagement-Systemen automatisiert versenden und mit dem Terminkalender verlinken.
5. Automatisiertes Parsen und Screening von CVs
Sobald sich Kandidat*innen beworben haben, kann HR-Software die Lebensläufe analysieren und automatisch Profile im System erstellen. Das erleichtert die Suche nach passenden Bewerber*innen und sortiert unpassende heraus.
6. Personalmarketing und Employer Branding
Letztendlich tragen aber auch Maßnahmen, die ein Unternehmen als Arbeitgeber bekannt machen, dazu bei, ob und wie schnell sich ein*e Bewerber*in für eine Stelle entscheidet. Steht es für Aufstiegschancen und Innovation? Für Gleichberechtigung und Nachhaltigkeit? All diese Informationen – transportiert über Maßnahmen im Personalmarketing und Employer Branding – wecken das Interesse für einen Job. Lange bevor eine Bewerbung eingeht.
