Ist neues Personal gefunden und hat den Arbeitsvertrag unterschrieben, startet das Onboarding bzw. zu Deutsch: das „An-Bord-Nehmen“.
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Definition: Was ist Onboarding?
Onboarding ist Teil der Candidate Journey und bezieht sich auf den Prozess, bei dem neue Mitarbeiter in einer Organisation oder einem Unternehmen eingeführt, geschult und auf ihre zukünftige Rolle und Aufgaben vorbereitet werden. Das Onboarding umfasst sowohl die organisatorischen als auch die sozialen Aspekte der Integration, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter sich schnell einleben, effektiv arbeiten und sich in die Unternehmenskultur einfügen können. Ein erfolgreicher Onboarding-Prozess kann dazu beitragen, die Mitarbeiterbindung zu erhöhen, die Produktivität zu steigern und die allgemeine Zufriedenheit der Mitarbeiter zu verbessern.
Dimensionen des Onboardings
Es gibt verschiedene Dimensionen des Onboardings, die berücksichtigt werden sollten, um diesen Prozess erfolgreich zu gestalten:
- organisatorische Dimension: Die organisatorische Dimension bezieht sich auf die grundlegenden Aspekte des Unternehmens, wie z. B. die Unternehmensstruktur, Hierarchien, Arbeitsabläufe, interne Kommunikation und Unternehmenskultur. Neue Mitarbeiter sollten über die grundlegenden Elemente der Organisation informiert werden, um ihre Rolle und Verantwortung innerhalb des Unternehmens zu verstehen.
- soziale Dimension: Die soziale Dimension befasst sich mit der Integration der neuen Mitarbeiter in das bestehende Team. Dies beinhaltet den Aufbau von Beziehungen zu Kollegen, Vorgesetzten und anderen relevanten Ansprechpartnern im Unternehmen. Hierzu gehören auch Teambuilding-Aktivitäten und Veranstaltungen, die den Zusammenhalt und die Zusammenarbeit fördern.
- funktionale Dimension: Diese Dimension konzentriert sich auf die spezifischen Aufgaben, Fähigkeiten und Kenntnisse, die für die jeweilige Position erforderlich sind. Dies kann Schulungen, Workshops oder individuelles Coaching beinhalten, um den neuen Mitarbeitern die notwendigen Fertigkeiten und das Wissen für ihre Rolle zu vermitteln.
- leistungsorientierte Dimension: Die leistungsorientierte Dimension zielt darauf ab, die Leistungserwartungen und Ziele für die neue Position zu klären. Hierzu gehören regelmäßige Feedbackgespräche, Zielvereinbarungen und die Festlegung von Leistungsindikatoren, um den Erfolg des Onboarding-Prozesses zu messen und die Fortschritte des neuen Mitarbeiters zu überwachen.
- Compliance- und Sicherheitsdimension: Diese Dimension befasst sich mit den rechtlichen und sicherheitsrelevanten Aspekten der Einarbeitung. Dazu gehören Informationen zu den geltenden Gesetzen, Vorschriften, Unternehmensrichtlinien und Sicherheitsstandards, die für die jeweilige Position relevant sind.
Phasen des Onboardings
Der Onboarding-Prozess besteht in der Regel aus mehreren Phasen:
Phase 1: Recruiting
Das Onboarding beginnt tatsächlich schon während des Recruiting-Prozesses. In dieser Phase sucht das Unternehmen nach geeigneten Kandidaten für offene Stellen und führt Interviews durch. In dieser Zeit ist es wichtig, bereits ein positives Bild des Unternehmens zu vermitteln und potenzielle Mitarbeiter von den Vorteilen der Zusammenarbeit zu überzeugen.
Phase 2: Vertrag
Nach erfolgreicher Auswahl eines Kandidaten werden die Vertragsdetails verhandelt und der Arbeitsvertrag unterzeichnet. Hier ist es wichtig, dass beide Seiten gut informiert sind und Klarheit über die Bedingungen und Erwartungen haben.
Phase 3: Vorbereitungen für den ersten Arbeitstag
Das Unternehmen und die Personalabteilung bereiten die Ankunft des neuen Mitarbeiters vor. Dazu gehört die Bereitstellung von Arbeitsmaterialien, die Einrichtung des Arbeitsplatzes und die Kommunikation mit dem neuen Mitarbeiter über den ersten Arbeitstag.
Phase 4: Einführung
Am ersten Arbeitstag wird der neue Mitarbeiter begrüßt und erhält eine Einführung in das Unternehmen. Dazu gehört eine Führung durch die Räumlichkeiten und eine Vorstellung der wichtigsten Ansprechpartner.
Phase 5: Orientierung
In dieser Phase wird der neue Mitarbeiter in seine konkrete Rolle und die damit verbundenen Aufgaben eingeführt. Dazu gehört die Vermittlung von fachlichem Wissen, das Kennenlernen der Teamkollegen und die Klärung von Zuständigkeiten und Arbeitsabläufen.
Phase 6: Integration
In dieser Phase geht es darum, den neuen Mitarbeiter in das Team und die Unternehmenskultur zu integrieren. Dazu gehört das Aufbauen von Beziehungen zu Kollegen und Vorgesetzten, die Teilnahme an sozialen Aktivitäten sowie die Förderung der Identifikation mit dem Unternehmen.
Phase 7: Feedback- und Evaluation
Nach einer gewissen Zeit im Unternehmen sollten sowohl der Mitarbeiter als auch die Führungskraft ein Feedback-Gespräch führen, um den Onboarding-Prozess zu reflektieren und mögliche Verbesserungen zu identifizieren. Hier können auch weitere Entwicklungs- und Unterstützungsmaßnahmen besprochen werden.
Phase 8: Mitarbeiterbindung und Karriereplanung
Nach dem erfolgreichen Abschluss des Onboarding-Prozesses ist es wichtig, die Mitarbeiterbindung und die Zufriedenheit der Mitarbeiter weiterhin zu fördern. Dazu können regelmäßige Feedback-Gespräche, Weiterbildungsangebote, Karriereentwicklungsmöglichkeiten und eine wertschätzende Unternehmenskultur beitragen.
Warum ist gutes Onboarding wichtig?
Onboarding ist für ein Unternehmen aus mehreren Gründen von entscheidender Bedeutung. Erstens hilft es, neue Mitarbeiter effizient in die Unternehmenskultur und die Arbeitsweise des Unternehmens einzuführen. Indem man ihnen die notwendigen Informationen, Ressourcen und Unterstützung zur Verfügung stellt, können sie schnell produktiv werden und zum Erfolg des Unternehmens beitragen.
Zweitens fördert ein gut strukturiertes Onboarding-Programm die Mitarbeiterbindung. Wenn Mitarbeiter sich vom ersten Tag an willkommen und wertgeschätzt fühlen, sind sie eher geneigt, langfristig bei dem Unternehmen zu bleiben. Dies reduziert die Fluktuation und die damit verbundenen Kosten für die Suche, Einstellung und Schulung neuer Mitarbeiter.
Darüber hinaus kann ein erfolgreiches Onboarding auch das Employer Branding eines Unternehmens fördern, indem es die Wahrnehmung des Unternehmens als attraktiven Arbeitgeber stärkt. Denn neue Mitarbeiter, die gute Erfahrung machen, werden das Unternehmen in ihrem sozialen Umfeld und auf Bewertungsplattformen wie kununu oder Glassdoor positiv darstellen. Derartige Mund-zu-Mund-Propaganda kann dazu führen, dass das Unternehmen weitere talentierte Mitarbeiter gewinnt.
