Der Terminus Human Resources, oft als Humankapital, Human Capital oder schlicht HR bekannt, bezieht sich auf die immateriellen Werte, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in einem Unternehmen einbringen. Diese Werte umfassen das Fachwissen, die Kompetenzen und die Einsatzbereitschaft der Belegschaft. Um diese wertvollen Ressourcen bestmöglich im Sinne der Unternehmensziele einzusetzen, ist ein effektives Human Resource Management (HRM) unerlässlich.
HR-Experten kümmern sich um sämtliche personalbezogene Fragestellungen und agieren als Vermittler zwischen der Organisation und ihren Mitarbeitern. Die Kernaufgaben des HRM umfassen Personalplanung, -führung, -entwicklung und -kommunikation. Manchmal werden die Begriffe HRM, Personalwesen, HR-Beratung oder Personalmanagement (PM) auch synonym verwendet.
Inhalt
Personalverwaltung und Personalentwicklung
In Abhängigkeit von der Größe des Unternehmens setzt sich Human Resources aus diversen Teilbereichen zusammen. Generell konzentriert sich die Personalabteilung auf zwei essenzielle Aufgaben: die Personalverwaltung und die Personalentwicklung. Beide Bereiche können in unterschiedlichem Maße weiter unterteilt werden, wobei der Umfang der Aufgliederung von der Unternehmensgröße abhängt.
Die Abteilung für Personalverwaltung ist verantwortlich für die Identifizierung und das Recruiting von qualifizierten Mitarbeitern durch die Veröffentlichung von Stellenanzeigen und die Durchführung von Auswahlverfahren. Durch den Einsatz digitaler Technologien können potenzielle Kandidaten in Bewerberdatenbanken von Jobportalen oder sozialen Netzwerken gefunden werden, was als Active Sourcing bezeichnet wird. Zudem ist die Personalabteilung für die Erstellung von Arbeitsverträgen, die Umsetzung arbeitsrechtlicher Vorgaben und die Gehaltsabrechnung zuständig. Auch Controlling und strategische Personalplanung gehören zu ihren Aufgaben.
Die Führungskräfte im Bereich der Personalentwicklung, leiten die Unternehmensziele von oben nach unten an die verschiedenen Abteilungen weiter (Top-down-Prozess). Sie konkretisieren übergeordnete Unternehmensziele und erarbeiten gemeinsam mit den Führungskräften und Mitarbeitern spezifische Kennzahlen für die jeweiligen Bereiche. Wie diese Prozesse gestaltet sind, zum Beispiel inwieweit Führungskräfte oder Mitarbeiter bei der Zielsetzung einbezogen werden (Bottom-up-Prozess), gibt Aufschluss über Unternehmenskultur, Führungsstile, Führungsinstrumente und Managementmodelle.
Diese Aspekte zeigen sich auch im Umgang mit Vorschlags- und Ideenmanagement, Fort- und Weiterbildung sowie Mitarbeitergesprächen. Die Personalentwickler sind dafür verantwortlich, über aktuelle Erkenntnisse aus der Führungsforschung sowie Möglichkeiten der Mitarbeiterförderung informiert zu sein und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu erhalten oder zu steigern. International wird diese Rolle häufig als HR Business Partner oder HR Manager bezeichnet.
Human Resources-Prozesse
Human Resources befasst sich mit der Gestaltung und Implementierung von Verfahren, welche darauf abzielen, die Effizienz eines Unternehmens zu optimieren. Hierbei geht es um die umfassende Gestaltung, Verwaltung und Aufrechterhaltung von Arbeitsverhältnissen. In zahlreichen Unternehmen, Institutionen und Behörden ist die Personalabteilung für Folgendes zuständig:
- Koordination von Personalakquise, -selektion und -entwicklung
- Etablierung und Überprüfung von Programmen zur Mitarbeiterbindung und Gesundheitsförderung
- Ausarbeitung, Förderung und Umsetzung von Personalvorschriften
- Unterstützung beruflicher Weiterentwicklung und Fortbildung
- Organisation von Einführungsveranstaltungen für neue Mitarbeiter
- Bereitstellung von Handlungsempfehlungen für disziplinarische Maßnahmen
- zentrale Anlaufstelle bei Arbeitsunfällen oder Verletzungen
- strategische und operative Gestaltung der Personalentwicklung
- Kulturmanagement auf Mitarbeiter- und Führungsebene (inklusive Geschäftsführung)
Darunter gibt es einige zentrale Aspekte:
Anliegen der Belegschaft
Im Unterschied zu Führungskräften, die für das operative Geschäft zuständig sind, widmen sich HR-Abteilungen Themen wie Gehälter, Mitarbeiterentwicklung, Renten und Weiterbildungen. Sie sind ebenfalls für die Lösung von Konflikten zwischen Kollegen oder zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten verantwortlich.
Recruiting neuer Talente
Die Personalabteilung ist für die Rekrutierung geeigneter Kandidaten zuständig, sie begleitet den Einstellungsprozess und führt das Onboarding neuer Mitarbeiter durch.
Organisation der Mitarbeitertrennung
Bei einem Austritt, einer Entlassung oder Kündigung eines Mitarbeiters hat das HR-Team bestimmte Verantwortlichkeiten zu erfüllen. Dazu gehört die ordnungsgemäße Dokumentation, um den Prozess rechtlich korrekt abzuschließen. Abfindungen können vereinbart oder verhandelt werden, Leistungen müssen abgerechnet werden und der Zugriff auf Firmenressourcen muss durch Rückgabe von Schlüsseln, Ausweisen, Computern oder vertraulichen Unterlagen beendet werden.
Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit
Effiziente HR-Abteilungen motivieren ihre Kollegen, ihr Bestes zu geben, was letztendlich zum Gesamterfolg des Unternehmens beiträgt. Ihre Aufgabe besteht häufig darin, herausragende Leistungen zu honorieren und ein positives Arbeitsklima zu fördern. Human Resources ermöglicht es den Mitarbeitern, ihr Potenzial ohne Einschränkungen auszuschöpfen.
Datenschutz
In der heutigen digitalen Ära legen HR-Abteilungen zunehmend Wert auf den Schutz personenbezogener Daten. Sie sind dafür verantwortlich, die anfallenden Mitarbeiterdaten angemessen zu verwalten und zu schützen.
Aufgaben von HR-Managern
Personalleiter haben normalerweise ein Studium im Bereich Betriebswirtschaftslehre mit Schwerpunkt Personalwesen absolviert. Auch Absolventen der Arbeits-, Betriebs- und Organisationspsychologie sowie Experten in Erwachsenenbildung und Wirtschaftsrecht können eine Karriere im Personalmanagement verfolgen. Idealerweise verfügen Personalleiter zusätzlich über wichtige Soft Skills wie Konfliktlösungsfähigkeiten, Empathie und Anpassungsfähigkeit.
In ihrer Rolle als Führungskraft sind Personalmanager für die Leitung mehrerer Mitarbeiter in ihrer Abteilung verantwortlich. Sie führen unter anderem Bewerbungsgespräche, treffen Entscheidungen über die Einstellung oder Ablehnung von Bewerbern, kümmern sich um die berufliche Weiterentwicklung der Mitarbeiter und sind für die Entlassung von Angestellten zuständig, wenn dies erforderlich ist. Als zentrale Anlaufstelle für alle Personalangelegenheiten ist es entscheidend, dass Personalleiter vertrauenswürdig und sozial kompetent sind. Zur Unterstützung ihrer Arbeit können sie sich auf Personalassistenten, Sachbearbeiter und Referenten verlassen.
Personalreferenten sind ein wichtiger Bestandteil der Personalabteilung und oft für das Human Resource Management zuständig. Die Größe des Unternehmens bestimmt das Aufgabenspektrum der einzelnen Referenten. In kleinen und mittelständischen Unternehmen sind sie für ein breites Spektrum an Aufgaben zuständig, während sie in großen Unternehmen und Konzernen meist auf spezifische Teilbereiche spezialisiert sind, in denen sie über umfassendes Fachwissen verfügen. Die Hauptaufgaben eines Personalreferenten im Tagesgeschäft umfassen:
- Recruiting von Personal
- Betreuung der aktuellen Mitarbeiter im Unternehmen
- Beratung von Führungskräften, insbesondere Personalleitern
- organisatorische Aufgaben im Bereich der Personalentwicklung, wie die Planung von Weiterbildungsmaßnahmen
- Übernahme von Personalsachbearbeiter-Aufgaben, wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder die Pflege von Personalakten
Bedeutung einer gut durchdachten HR-Strategie
In Zeiten des demografischen Wandels stehen qualifizierte Fachkräfte hoch im Kurs. Daher ist es für Unternehmen unerlässlich, bestehende Mitarbeiter zu binden und neue Talente zu gewinnen. Eine zukunftsorientierte Personalstrategie, die sich auch auf Employer Branding und Personalmarketing konzentriert, ist hierbei von entscheidender Bedeutung. Es existieren zahlreiche Ansätze, um potenzielle Kandidaten und bestehende Mitarbeiter von den Vorzügen des Unternehmens als Arbeitgeber zu überzeugen. Genau hier setzt Human Resources mit seinen Zielen und Aufgaben an:
- Etablierung einer angenehmen Arbeitsumgebung mit offener Firmenkultur
- Bereitstellung und Vermittlung von Zusatzleistungen (z. B. Betriebskantine oder Essensgutscheine, betriebsärztliche Versorgung, Mitarbeiterrabatte, Firmenfahrzeug, Diensthandy)
- Gewährleistung einer ausgewogenen Work-Life-Balance und Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben (z. B. flexible Arbeitszeitmodelle, Homeoffice, Kinderbetreuungsangebote)
- Förderung der empfundenen Sinnhaftigkeit der Arbeit und Bereitstellung von Weiterbildungs- und Aufstiegsmöglichkeiten
Bei allen Bemühungen, das Image als Arbeitgeber zu verbessern und bekannter zu machen, ist es wichtig, nur authentische Werte und Leistungen zu kommunizieren. Der Schwerpunkt sollte darauf liegen, sich bewusst zu machen, was das eigene Unternehmen von der Konkurrenz unterscheidet und zu einem attraktiven Arbeitgeber macht. Langfristig ist es natürlich auch wichtig, dass sich ein Unternehmen kontinuierlich weiterentwickelt. Dabei sollte der Fokus darauf liegen, was potenziellen Kandidaten und bestehenden Mitarbeitern wichtig ist. Eine offene Firmenkultur spielt dabei eine wesentliche Rolle, um Probleme und Verbesserungspotenziale zu erkennen und gezielt anzugehen.