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Das Vorstellungsgespräch lief hervorragend, der Arbeitsvertrag ist unterschrieben, die Nachwuchskraft fängt Anfang des nächsten Monats an: Was sich auf den ersten Blick wie ein voller Recruiting-Erfolg liest, ist jedoch erst die halbe Strecke auf dem Weg der Mitarbeitergewinnung. Denn ob der oder die „Neue“ längerfristig bleibt, hängt auch vom Onboarding ab, also der Integration in das Unternehmen. Nicht wenige Arbeitgeber scheinen diesen Prozess zu unterschätzen: Laut der Haufe Onboarding-Studie 2019 hat jedes dritte Unternehmen in Deutschland Erfahrungen damit gemacht, dass Kandidat*innen bereits recht früh wieder abspringen. Mit dem Gedanken der „inneren Kündigung“ wird oft etwa zwischen dem siebenten und elften Monat nach Vertragsunterzeichnung gespielt.
Warum mit dem Arbeitsvertrag das Recruiting nicht endet
Um eine hohe Fluktuation zu vermeiden, lohnt es sich daher, in die Einarbeitungszeit zu investieren. Dabei geht es jedoch nicht nur ums Fachliche oder den administrativen Ablauf. Bin ich willkommen? Habe ich die richtige Wahl getroffen? Passt das Unternehmen mit seinen Werten und Zielen wirklich zu mir? Diese Fragen stellen sich vor allem gutausgebildete Studierende und Absolvent*innen beim Berufseinstieg. Damit diese mit Ja beantwortet werden, braucht es Maßnahmen, die die soziale Integration und emotionale Bindung an das Unternehmen fördern. Steht am Ende die Überzeugung, das ist „mein“ Unternehmen, war das Recruiting erfolgreich.
Davon profitiert natürlich auch der Arbeitgeber, denn gut durchdachtes Onboarding fördert das Engagement und die Motivation neuer Mitarbeiter*innen. Es verkürzt die Zeit, bis diese ihr volles Potential entfalten und zu einem echten Mehrwert werden. Daher hier ein paar Tipps für eine effektive Willkommenskultur:
1. Schon der erste Tag zählt
Der erste Arbeitstag ist für jeden Neuankömmling aufregend und wahrscheinlich mit viel Nervosität verbunden. Vorbereitung ist daher alles – um das Eis zu brechen und von Anfang an zu vermitteln: Wir freuen uns, dass du da bist. Ein kleines Willkommensgeschenk ist dabei eine sympathische Geste. Ein Blumenstrauß, ein T-Shirt oder eine Tasse mit dem Firmenlogo. Natürlich sollten auch die Kolleg*innen über den Neuzugang informiert und diesem vorgestellt werden. Ebenfalls wichtig: ein professionelles Arbeitsumfeld von Anfang an. Ist der Mitarbeiterausweis zum Überreichen bereit? Ist die E-Mail-Adresse eingerichtet? Verfügt der Laptop über alle notwendigen Programme? Läuft der Drucker? Liegt zwischen Bewerbungsgespräch und erstem Arbeitstag ein etwas längerer Zeitraum, lohnt es sich, auch schon früher aktiv zu werden. Über Mail-Kontakt zum Beispiel oder die Zusendung des Unternehmensmagazins. Auch die Einladung zu einer Betriebsfeier oder einem Incentive ist eine Möglichkeit, um schon im Vorfeld die Integration ins Kollegium zu ermöglichen.
2. Die Message: Du bist ein Teil von uns!
In den ersten Tagen und Wochen sollte man darauf achten, Teamgeist-Situationen so schaffen. Denn kaum ein Gefühl wiegt schwerer, als sich verloren zu fühlen. Hier kann ein Buddy helfen, ein Kollege oder eine Kollegin zum Beispiel, die auf der gleichen Hierarchieebene steht. Auch die gemeinsame Mittagspause, Gruppenarbeit, Workshops oder ein wöchentliches eher informelles Treffen im Kollegenkreis lässt ein Wir-Gefühl entstehen.
3. Das ganze Unternehmen vorstellen
Ein Rundgang durch alle Abteilungen des Unternehmens sollte zu jedem guten Onboarding-Prozess gehören. Das zeigt dem Neuankömmling, in welchem Kontext sein Arbeitsfeld steht und verdeutlicht dessen Wichtigkeit für das Unternehmen. Auch alle wichtigen Ansprechpartner*innen sollten dabei vorgestellt werden. Darüber hinaus sind Einführungsseminare gute Instrumente, um Werte und Ziele des Unternehmens zu vermitteln. Ganz nebenbei lernen sich die „Neuen“ so untereinander kennen.
4. Alles Wichtige auf einen Blick
Wer ist für was zuständig? Wie war nochmal der Name von Frau XY? Um solche Unsicherheiten zu vermeiden, kann es hilfreich sein, alle wichtigen Informationen gesammelt an einem Ort zur Verfügung stellen. Zum Beispiel in eine Mappe mit allen Telefonnummern und Mail-Adressen, mit Fotos der Kolleg*innen und deren Funktionen, mit Anmerkungen zu den Werte und der langfristigen Strategie des Unternehmens. Auch die Regeln zu Themen wie Homeoffice oder Krankmeldung und Termine für Meetings könnte das Infomaterial enthalten.
5. Bei Fragen fragen
Der Arbeitsalltag ist stressig – trotzdem sollte dem Neuling vermittelt werden, dass man stets ein offenes Ohr hat. So könnte man jedem Neuling einen Mentor oder eine Mentorin für fachliche Fragen an die Seite stellen. Auch Verantwortliche aus dem Recruiting sollten in der Anfangsphase für Gespräche zur Verfügung stehen.
6. Fordern, aber nicht überfordern
Beim anfänglichen Arbeitspensum gilt es, ein gutes Mittelmaß zu finden. Eine gewisse Eingewöhnungszeit ist wichtig, Langeweile und tagelanges In-der-Luft-Hängen sind aber auch nicht das Wahre. Gerade Hochschulabsolvent*innen blicken dem Berufseinstieg motiviert entgegen und scheuen oft nicht den Sprung ins kalte Wasser. Gleich in aktuelle Projekte integriert zu werden, gewöhnt an das Tempo und die Anforderungen in der Abteilung.
7. Feedback geben und empfangen
Sind die Erwartungen auf beiden Seiten erfüllt? Welche Erfolge und Fortschritte können bereits verbucht werden? Wo hakt es noch? Solche Fragen sollten in regelmäßigen Feedbackgesprächen – zum ersten Mal etwa nach einem Monat – beantwortet werden. Dort ist Raum für Verbesserungsvorschläge, konstruktive Kritik und die Vereinbarung von Aufgaben und Zielen für die Zukunft. So lassen sich Missverständnisse vermeiden und Probleme frühzeitig abfangen und lösen.
8. Ganz praktisch beim Ankommen helfen
Ja, auch ein Relocation Service gehört zum erfolgreichen Recruiting. Muss ein neuer Mitarbeiter oder eine neue Mitarbeiterin für den Job umziehen, kann Hilfe angeboten werden. Zum Beispiel bei der Wohnungssuche oder der Bewältigung bürokratischer Angelegenheiten. Das entstresst und gewährt, dass der Neuankömmling gleich mit voller Power in den neuen Job starten kann.
